個人情報の管理とは

用語の定義

個人情報 特定の個人を識別できる情報（例：名前、住所、電話番号、メールアドレスなど）。
ルールの整備 個人情報を適切に管理するための規定やポリシーを作成し、従業員に周知すること。規定したルールが実際に守られるように、監視や教育を行うこと。

取り組むべき理由

  • 法的リスク回避：個人情報保護法など、法律の遵守が求められる。
  • 信頼性の維持：顧客や取引先からの信頼を損なわないため。
  • セキュリティ向上：情報漏えいや不正利用を防ぐため。

理想的な状態

  • 個人情報の取得、利用、保存、廃棄のルールが明確に文書化されている。
  • 定期的な研修や監査が行われ、従業員全員が適切な管理方法を理解している。
  • 万が一情報漏えいが発生した場合の対応手順が整備されている。

やらないとどうなるか

  • 法律違反：罰金や行政指導を受ける可能性がある。
  • 信頼喪失：顧客や取引先が離れ、ビジネスチャンスを失う。
  • 運営上の混乱：漏えいやトラブルが発生すると、業務が停滞する。
Teacher
ここまで、個人情報の管理に関する基本的な考え方を解説してきました。ただ、実際に適切な管理体制を構築し、法令遵守やセキュリティを確保するためには、さまざまな現場課題が存在します。次に、よくある課題と、その解決策について詳しく見ていきます。

現場課題

現実の問題

  • 個人情報の保管方法が統一されておらず、散在している。
  • 従業員がルールを理解しておらず、不適切な管理や運用が行われている。
  • セキュリティ事故が起きた際の対応手順が不明確。

実行の壁となるひと、もの、かねの課題

ひと

 従業員の意識が低く、ルールを徹底するのが難しい。

もの

 管理ツールやセキュリティシステムが未整備。

かね

 ルール整備や教育、ツール導入にかかるコストが課題。

外注、内製化、業務委託

内製化

 規模が小さく、簡単なルール作成や研修を社内で対応できる場合。

外注

 専門的な知識が必要な場合や、ポリシー整備をゼロから行う場合。

業務委託

 運用監視や定期的な教育・研修を外部に依頼して継続的に行う場合。