マーケティング業務ツールの整理とは？

用語の定義

業務ツール・サービス 業務に使用する有料のソフトウェアやオンラインサービス（例：デザインツール、メール配信システム、CRM、プロジェクト管理ツール）。
一元管理と整理 現在利用しているツールやサービスをすべて把握し、一つのリストにまとめて、必要なものを厳選・統合する作業。

取り組むべき理由

  • コスト削減：使われていないツールや重複している契約を見直すことで、無駄な費用を削減できる。
  • 効率化：用途が似たツールを統一することで、社員間での運用が簡単になる。
  • リスク回避：契約内容や更新期限を一元管理することで、自動更新の不必要な発生や契約切れによるトラブルを防ぐ。

理想的な状態

  • すべてのツール・サービスが「ツール名」「目的」「使用者」「契約内容（料金・期限）」の項目でリスト化されている。
  • 必要不可欠なツールだけが残り、重複や不使用のサービスが解約されている。
  • 社内での利用方法が標準化され、誰でも迷わず使える。

やらないとどうなるか

  • 無駄な費用の発生：使っていないツールや重複契約が無駄な費用を生む。
  • 業務効率の低下：社員が異なるツールを使用して情報共有がスムーズにいかない。
  • リスク発生：契約更新の管理不足により、意図しない更新や契約切れが起こる。
Teacher
ここまで、マーケティング業務ツールの整備に関する基本的な考え方を解説してきました。ただ、実際にツールを効果的に整備し、業務を効率化していくためには、さまざまな現場課題が存在します。次に、よくある課題と、それを解決するための方法を見ていきます。

現場課題

現実の問題

  • 部門や担当者が個別に契約したツールが多く、全体が把握されていない。
  • 必要以上の高機能ツールを使い、実際の用途に合っていない。
  • 似たようなツールを複数契約してしまっている。

実行の壁となるひと、もの、かねの課題

ひと

 ツールの利用状況や契約内容を把握している担当者がいない。

もの

 契約や使用状況を記録する仕組みがなく、情報が分散している。

かね

 解約や切り替えの際の手間や初期費用が課題。

外注、内製化、業務委託

内製化

 小規模でツール数が少なく、一覧化や整理を社内で対応可能な場合。

外注

 複数のツールやサービスを効率よく整理したい場合や、選定基準をプロに依頼する場合。

業務委託

 契約管理や更新手続きの業務を継続的に外部に委託する場合に適している。